В России любят застолья, а потому их самый распространенный вид – банкет пользуется устойчивым спросом. И именно регулярная организация банкетных мероприятий гарантирует ресторану право на существование, ибо является ведущим источником его доходов. Но! Это правило работает лишь в том случае, если банкетный зал в заведении не пустует.

Какие тонкости организации банкетных мероприятий в ресторане важно учитывать, чтобы спрос на них не иссякал? Что необходимо заложить в смету будущих расходов? Как грамотно выбрать банкетный зал? И обязательно ли владеть собственным рестораном, чтобы заняться организацией банкетов?

На эти и на многие другие вопросы даёт ответы ведущий российский информационный интернет-портал www.4banket.ru.

Почему банкеты так важны для ресторана?

Банкеты помогают ресторану увеличить доход.

• Заказ на банкет гарантирует ресторану наполненность зала в конкретный день, а значит, и выручку. Причём, прогнозируемую, так как масштаб мероприятия заранее известен.
• Знаменитая щедрость русского характера и склонность гулять с размахом, так, чтобы столы ломились, помогает зарабатывать на банкетах больше.
• Банкетное меню всегда комплексное, включающее в себя разнообразные закуски, основное блюдо (бывает, и не одно), десерты, напитки, а значит, оно и более эффективное, чем обычное.
• У банкета хороший потенциал, дающий возможность заведению заполучить новых клиентов. Большое число гостей, кому понравился банкет, возвращается.

Так ли нужен собственный ресторан, чтобы открыть бизнес по организации банкетов?

Ресторанный бизнес полон сложностей. Жестокая конкуренция, зависимость от дорогостоящего оборудования, переменчивый клиентский спрос, жесточайший контроль надзорных органов – вот, далеко не полный перечень того, что ждет ресторатора на тернистом пути ведения бизнеса.

Ресторанный бизнес – дорогая «забава» и по карману далеко не каждому. А потому большинство тех, кто занимается организацией банкетных мероприятий, не имеет собственных ресторанов, а арендуют их. Аренда может быть разовой – под конкретное мероприятие или долгосрочной. От условий и сроков аренды зависит и размер прогнозируемой прибыли.

Практика показывает, что средняя окупаемость (при условиях выкупа помещения) наступает, в лучшем случае, через год ведения дел. Причём, активного ведения дел, когда банкетный зал полностью занят не менее 5 дней в месяц. Если помещение находится в аренде, то первоначальные вложения окупаются быстрее.

На заметку: самые «горячие» банкетные дни – пятница и суббота. Нужно постараться сделать так, чтобы они всегда были заняты. Это быстрее выведет бизнес из режима окупаемости в режим стабильной прибыльности. Также очень полезна для банкетного бизнеса организация выездных мероприятий.

Что закладывается в смету банкетных расходов?

При составлении банкетной сметы, исполнитель обязан задать заказчику 5 главных вопросов:

- сколько будет гостей?
- какова тематика мероприятия?
- каким должно быть меню?
- вид обслуживания?
- требования к оформлению зала?

Ответы на них помогут сориентироваться с предстоящими расходами при воплощении задуманного. В смету нужно заложить:

- стоимость аренды;
- стоимость меню;
- прокат или покупку мебели;
- услуги оформителей/флористов;
- коммунальные расходы (при условии долгосрочной аренды).

Важно! Эффективность этого бизнеса сильно привязана к особенностям региона. Нужно быть в курсе местных расценок на услуги, знать тарифы, ориентироваться в стоимости оборудования и расходных материалов. Помогут в этом специализированные рекламные издания, сайты производителей, информационные интернет-площадки, такие, например, как сайт www.4banket.ru

Какие требования предъявляются банкетному залу?

В выборе зала для проведения банкетных мероприятий важно учесть 5 ключевых моментов.

• Размер.

Отталкиваться следует от среднего числа участников банкетного мероприятия – 200 человек. Им должно быть комфортно и есть, и танцевать.

Норма необходимой площади при банкетной рассадке – 2 кв. м на человека, то есть зал на 200 человек должен быть площадью не менее 400 кв.м.

• Сцена и танцпол.

Редкий банкет обходится без танцев и услуг ведущего, приглашенных артистов.

• Техническое оснащение.

Музыкальное, световое, видео оборудование. Оно понадобится для дискотеки, показа видеороликов, слайдов, музыкального сопровождения вечера.

• Варианты мебели.

Разные виды банкетной рассадки нуждаются в разной форме столов. Желательно иметь в арсенале столы хотя бы двух основных форм – прямоугольные (под классическую рассадку) и круглые (под европейскую).

• Комфорт и эстетика.

Наличие гардероба и туалета обязательно. Хорошо, если предусмотрена специальная комната для переодевания и отдыха приглашённых артистов. Отлично, если арендуемый банкетный зал имеет отдельный вход и автономный дворик.

Важно и оформление зала. Оптимальный вариант – классика. Зал должен быть достаточно светлым. Аренда полуподвального помещения под проведение банкетов резко сократит потенциальный спрос и приведет к зависимости от определенного типа и вида банкетов, с узкой спецификой.

Кто они, ваши сотрудники?

Все сотрудники агентств, занимающихся организацией банкетов в ресторане, делятся на две группы: постоянные и приходящие.

К постоянным относится, в первую очередь, менеджер по продажам. Это очень важный человек в данном бизнесе. От его эффективности, умения правильно предлагать услуги, решать проблемы заказчиков, подходить к проектам креативно – зависит успех и мероприятия, и предприятия.

На заметку: ценное качества сотрудника агентства – налаженные связи в среде владельцев кафе, поваров, официантов и умение их использовать на благо дела.

Не менее важно и наличие грамотного дизайнера в штате. В это сложно поверить, но, порой, только правильной расстановкой столов и грамотной сервировкой можно кардинально поднять статус мероприятия, не увеличивая его бюджет.

Полезно держать в штате также водителя с машиной – для организации доставки артистов и оборудования к месту события.

Приходящими, то есть приглашёнными со стороны под конкретные заказы, могут быть ведущие, артисты, аниматоры, музыканты…

Совет: время повсеместной специализации диктует необходимость взаимодействия с узкопрофильными мастерами – по пошиву костюмов, поставке воздушных шаров, организации пиротехнических шоу и т.п. Со всеми этими, полезными для банкетного мероприятия, людьми важно организовать грамотное сотрудничество.

Нужен ли офис?

Нужно место для проведения переговоров с заказчиком, обсуждения с ним деталей банкета. В идеале это – отдельный офис, включающий в себя две комнаты (переговорную и рабочую), расположенный в удобном месте, с хорошей транспортной развязкой.

Но на первых порах, пока бизнес ещё не раскрутился, подойдет и личная квартира.

Совет юриста: оптимальный юридический статус для такого бизнеса, как организация банкетов, – ИП. Он позволяет применить особый режим налогообложения (упрощенная декларация) и не вести бухучёт, то есть не тратиться на услуги бухгалтера.

Как заявить о себе?

Чтобы о вас узнали, нужно прорекламировать свои услуги. Тут все средства хороши. Но самым эффективным и бюджетным на сегодняшний день является Интернет.

Заведению нужен собственный сайт и аккаунт в популярных соцсетях, с номером телефона офиса и прочими контактными данными на видном месте. Хорошую службу сослужат и отзывы довольных клиентов, и возможность обратной связи, подачи заявки прямо через сайт.

Но собственного сайта и страницы в соцсетях недостаточно, нужно обязательно наладить сотрудничество с популярным поисковым интернет-ресурсом, таким, например, как 4БАНКЕТ. И это не пустые слова, т. к. нашим сайтом, как рабочим инструментом, пользуются организаторы мероприятий и частные клиенты для подбора банкетных площадок для мероприятий. У ресторана или банкетного зала, размещенного на нашем сайте больше шансов быть замеченным и выбранным, чем у заведения находящегося в свободном плавании.

Активное использование всех инструментов рекламы, включая сотрудничество с 4БАНКЕТ и «сарафанное радио», позволит очень быстро заявить о своём бизнесе, наладить стабильный поток заказов и вывести организацию банкетов в ресторане на прибыльный путь.

К другим интересным статьям:

Учимся продавать банкеты правильно
Поводы для праздничного банкета. Отмечать или не отмечать?
Летний банкет на открытом воздухе. Виды летних банкетных площадок. Летнее торжество
Несколько общих правил составления идеального банкетного меню без излишеств