К списку новостей
Категория "Event"

Интервью с Татьяной Ельфимовой

«К составлению меню мы подходим не менее креативно, чем к самой концепции мероприятия»

 

«Лаборатория Касперского» — одна из самых успешных российских высокотехнологичных компаний. Технологично компания подходит и к организации мероприятий, и к выбору подрядчика по питанию. Например, уже давно использует на мероприятиях внешних аудиторов. О своих подходах и секретах в общении с кейтеринг-операторами Кириллу Погодину, руководителю проекта Сatering Consulting, рассказала руководитель отдела по организации корпоративных мероприятий «Лаборатории Касперского» Татьяна Ельфимова.

 

К.П.: Татьяна, сколько сотрудников работает в компании «Лаборатория Касперского»? Как организована служба, которая отвечает за проведение мероприятий?

 

Т.Е.: В «Лаборатории Касперского» немногим больше 3 тыс. сотрудников, офисы расположены по всему миру. В московском офисе около 2 тыс. человек. Отдел внутренних коммуникаций и корпоративных мероприятий — это команда из 12 человек, которая является частью департамента корпоративных коммуникаций. Непосредственно мероприятиями занимается пять человек.

 

К.П.: Как долго Вы работаете в компании? Давно ли занимаетесь организацией мероприятий?

 

Т.Е.: В «Лаборатории Касперского» работаю уже шесть лет, раньше организовывала мероприятия в компаниях разного профиля. В эту сферу пришла из гостиничного бизнеса, так что прошла «огонь, воду и медные трубы».

 

К.П.: Сколько мероприятий проводите в год, каков их масштаб? Когда используете услуги кейтеринг-компаний?

 

Т.Е.:Самые крупные внутренние мероприятия — летний день рождения «Лаборатории Касперского» и корпоративный Новый год. Это мероприятия московского офиса с гостями из регионов, в них участвуют около 2 тыс. человек. Подбору кейтеринг-компании для обслуживания этих событий мы уделяем большое внимание.

 

Ежегодно накануне летнего корпоратива компания организует встречу глобальной и региональной команды менеджеров компании — General Management Meeting. Это мероприятие проводится в отеле, и почти всегда мы пользуемся отельными банкетными службами. Также каждый год проходит отчетное собрание всех сотрудников в формате онлайн-конференции, к которому удаленно подключаются все региональные сотрудники. В Москве, на площадке, где проходят съемки и выступают топ-менеджеры, собирается около 150 гостей из числа сотрудников, и мы используем кейтеринг от площадки.

 

Пресс-мероприятия, которые проходят в Москве, также в основном обслуживают операторы, предоставляемые площадками. Но мы в любом случае всегда предварительно оцениваем компетентность подрядчика и принимаем решение в зависимости от обстоятельств, цели и формата мероприятия. В каких-то случаях принимаем решение отказаться от услуг кейтеринга площадки, несмотря на штрафные санкции.

 

Конечно, мы предпочитаем услуги независимых операторов, если такая возможность есть. На масштабные мероприятия, где очень важен высокий уровень сервиса, приглашаем только компании, которые специализируются на выездном облуживании — практика показывает, что они более профессиональны. Если же по тем или иным причинам мы берем кейтеринг от площадки, всегда максимально жестко контролируем работу подрядчика сами.

 

6.1

 

К.П.: Как контролируете работу подрядчиков?

 

Т.Е.: У нас действует система аудита. Внешний аудит особенно важен на больших мероприятиях. Там, где гостей немного, проконтролировать процесс можно и своими силами.

 

К.П.: Многие заказчики только сейчас приходят к пониманию, что внешний аудит необходим…

 

Т.Е.: Мы используем аудит давно. Однажды вынуждены были работать с кейтерингом от площадки, и уже на этапе дегустации стало понятно, что будут проблемы. Обратились в агентство, и нам собрали команду аудиторов.

 

К.П.: Сколько человек в команде аудиторов, как организована их работа?

 

Т.Е.: Количество людей зависит от специфики мероприятия, его масштаба. Если партнер надежный и проверенный, можно обойтись меньшими силами. Если подрядчик новый, стараемся усилить команду аудита, в нее входят и повара, и банкетные менеджеры, и представители ивент-агентств. В любом случае не меньше пяти человек.

 

Аудиторы включаются в проект на этапе подготовки, участвуют в просмотре всех предложений, в дегустациях. На мероприятиях их задача — контроль всех зон в работе подрядчиков. Су-шефы смотрят, что происходит на кухне, банкетные менеджеры — в зале. Очень важно состояние технической зоны. Честно говоря, лишь немногие кейтеринг-компании соблюдают все стандарты.

 

К.П.: За несоблюдение стандартов предусмотрены штрафы?

 

Т.Е.: Наши договоры прописаны очень тщательно, работаем с партнерами по схеме, которая включает пред- и постоплату в соотношении 70 на 30. Но не стремимся штрафовать за каждую оплошность, на большом проекте все идеально не бывает. Кто-то, например, может забыть перчатки, или они могут порваться. Но ликвидировать недоработки потребуем, если что, отправим подрядчика за перчатками.

 

К.П.:Как относятся кейтеринг-компании к участию аудиторов в мероприятиях?

 

Т.Е.: Ни разу не сталкивались с тем, чтобы оператор возражал против присутствия аудиторов или происходили конфликты. Наоборот, бывает так, что аудиторы вливаются в процесс и очень помогают, все работают одной большой командой.

 

К.П.:Кто проводит тендеры среди кейтеринг-операторов?

 

Т.Е.: Агентства проводят тендеры для всех субподрядчиков, которые будут обслуживать наше мероприятие, предоставляя нам всю документацию. Процедура строгая, сложная и долгая, но она себя оправдывает. После того как агентство составило техническое задание для кейтеринг-операторов, мы вместе с отделом закупок его согласовываем, вносим свои комментарии и правки. Также просматриваем поступившие от операторов предложения, участвуем в дегустациях.

 

Все контракты с кейтеринг-компаниями заключаются напрямую с «Лабораторией Касперского», их согласовывают и служба безопасности, и отдел закупок.

 

К.П.: Какие критерии влияют на выбор кейтеринг-опера­тора?

 

Т.Е.: Работаем с операторами, присутствующими на рынке не менее трех лет, — это обязательное требование позволяет минимизировать риски. Предыдущий опыт работы подрядчика с «Лабораторией Касперского» — дополнительный плюс. Сразу после мероприятий мы проводим с оператором «разбор полетов» (в нем принимают участие и аудиторы).

 

В предложениях смотрим на количество еды и алкоголя (качество проверяем на дегустации). Да, конечно, привлекательная цена имеет значение. Случается, что один из участников предлагает более низкую цену за схожее меню. Другие игроки потом обижаются, потому что они четко вписались в заявленные бюджетные рамки, но от конкуренции никуда не деться. Отдельно рассматриваем и количество персонала, которое будет участвовать в мероприятии.

 

9.1

 

К.П.: Какое количество считаете приемлемым?

 

Т.Е.: Нормы для каждого мероприятия прорабатываем с командой аудиторов. Но на банкете в любом случае не должно быть меньше одного официанта на стол. Для фуршета имеет значение, сколько человек работает на поддержке и сколько супервайзеров. Обращаем внимание и на наличие собственного оборудования.

 

К.П.: Оборудование можно взять в аренду…

 

Т.Е.: Мы хотим, чтобы на наших мероприятиях использовалось качественное и современное оборудование. Если у оператора большой парк собственного оборудования и есть новинки — это знак того, что люди вкладываются в свой бизнес, развиваются, не стоят на месте. Поэтому крупные компании и холдинги чаще смотрятся более выигрышно во всех конкурсах. Жаль, что многие кейтеринги экономят на оборудовании в ущерб качеству.

 

С другой стороны, мы достаточно гибкие. Если директор понравившегося кейтеринга честно объясняет, что своего оборудования нет, но отлажена работа по аренде и перечисляет, что будет использовано на мероприятии, мы поймем, что это просто другая схема биз­неса.

 

К.П.: Что еще имеет значение при выборе оператора по питанию?

 

Т.Е.: К составлению меню мы подходим не менее креативно, чем к самой концепции мероприятия, и ценим таких же креативных парт­неров. Да и сами операторы, как мне кажется, с удовольствием принимают предложения участвовать в наших тендерах, поскольку устали от стандартного copy-past-меню. На наших мероприятиях у них есть возможность реализовать свои идеи. Фишки могут быть разными: кто-то предлагает фудтраки с последними новинками, кто-то делает упор на оригинальные декорации, кто-то — на персонал. У нас чего только не было: официанты на роликах, золотое мороженое, фуд-шоу.

 

Дьявол в мелочах, поэтому обращаем внимание на детали, например на то, как быстро подрядчик отвечает на запрос, как его представители взаимодействуют с агентством, насколько компания способна проявлять гибкость. Общаются с потенциальными подрядчиками агентства, но предоставляют нам переписку и комментарии, из которых можно понять многое. Кто-то просто отправит меню, кто-то увлечен процессом. О компаниях, которые понравились, запрашиваем отзывы от коллег. По результатам многопланового анализа составляется сводная таблица, в которую позже включаем и результаты дегустации.

 

К.П.: Какова роль отдела закупок на этапе подбора подрядчика?

 

Т.Е.: Представители отдела закупок всегда входят в команду по проекту, так же как и сотрудники отдела безопасности, они работают от начала до конца. Отдел закупок занимается оценкой финансовых показателей. Мы формируем задание исходя из наших целей: удивить, досыта и вкусно накормить. Отдел закупок отслеживает ситуацию на рынке, знает, что и сколько стоит. Стараемся найти золотую середину. Все должно быть качественно, но по разумной цене.

 

К.П.: Золотая середина — это прекрасно. Но по моему опыту, случается так, что отдел закупок играет «первую скрипку», диктует условия исходя из своих соображений, что не всегда способствует качеству мероприятия. В результате выиграть в тендере может кейтеринг-компания, предложившая низкие цены, но не лучшее качество.

 

12.1

 

Т.Е.: Цена — лишь один из критериев выбора подрядчика, далеко не единственный. На дегустации выходят операторы, лучшие по совокупности критериев, прежде всего те, кто предложил наиболее адекватное нашим задачам и интересное меню. Одним из трех участников финального этапа может стать и компания, сделавшая наиболее выгодное по цене предложение. Но на дегустации всегда есть сотрудник отдела закупок, он сам все увидит и поймет. И поскольку на тесте подрядчику довольно легко преподнести себя красиво, мы всегда просим выкладывать ровно то количество продуктов, которое на мероприятие получит каждый гость.

 

Работа отдела закупок — задавать вопросы, если цены по каким-то позициям кажутся завышенными. Они так же, как и мы, заинтересованы в том, чтобы мероприятие получилось отличным. Мы представляем, сколько стоит хорошее обслуживание. И хотя озвучиваем в техническом задании бюджет, всегда открыты для диалога и слышим аргументированные ответы. Если кто-то предложит большой выход в граммах, но за счет, например, увеличения количества выпечки, то это нас не устроит.

 

К.П.: Какие основные ошибки вы бы назвали в работе кейтеринг-операторов.

 

Т.Е.: Есть классическая ошибка, с которой сталкивались все организаторы. Качество еды на дегустации сильно отличается от того, что мы видим на большом мероприятии. В точности воспроизвести вкусовые качества блюд в масштабе 2000 персон вряд ли возможно, но нужно стараться максимально приблизиться.

 

Другая общеизвестная проблема — персонал. Бороться с привлеченным персоналом на больших мероприятиях бесполезно. Но очевидно, что чем быстрее выберешь кейтеринг-оператора и заключишь договор, тем быстрее подрядчик обратится к агентствам по подбору официантов и тем больше шансов получить опытный и профессиональный персонал. Чем дольше будешь «запрягать», особенно, например, перед Новым годом, тем больше вероятности получить непонятных людей из непонятных компаний со смутным представлением о профессии официанта.

 

То, как работает привлеченный персонал, зависит от банкетных менеджеров. Сейчас, возможно, в связи с кризисом уровень сотрудников среднего звена в кейтеринге упал. Есть хорошие менеджеры по продажам, руководители с большим опытом. Но им одним большое мероприятие не вытянуть, нужны подготовленные менеджеры — на этом уровне мы сталкиваемся с проблемами.

 

Сейчас хотим дополнить дегустацию серией встреч со всеми, кто будет вести мероприятие, не только с руководителем и менеджером по продажам, но со всей командой. Более того, хотим изучить рынок агентств, которые поставляют на мероприятия персонал, и, возможно, начать самим отбирать тех, кто нас будет обслуживать. Во всяком случае хотим услышать их рекомендации, как сделать так, чтобы получить лучших сотрудников.

 

К.П.: За всем приходится следить…

 

Т.Е.: Я знаю случаи, когда компании собирают все составляющие как пазл. Отдельно приглашают официантов, поваров, сами закупают продукты. Получается дорого. Но качественно.

 

Мы тоже постепенно отходим от выбора только одного оператора на большом мероприятии. В прошлом году несколько компаний обслуживали день рождения компании — нам понравилось. Программа мероприятия рассчитана на весь день, поэтому кормим гостей и завтраком, и обедом, и ужином. В 2015 году завтрак, обед и ужин в формате фуршета обслуживал один базовый оператор, но мы организовали приятное дополнение — пригласили несколько креативных компаний с фудтраками с бургерами, лепешками и другими модными гастрономическими изысками.

 

Еда на мероприятии должна присутствовать постоянно, гости могут подъехать в любое время. Между основными приемами пищи должны быть легкие закуски, фрукты и снеки. Идея с фудтраками всем понравилась, получили хорошие отзывы от сотрудников. Дополнительные станции с едой — еще и развлечение: у официантов нет потока, они общаются с гостями, развлекают их. Удачной оказалась схема, когда работу нескольких операторов координирует ивент-агентство. В этом году повторим этот формат на летнем мероприятии.

 

К.П.: Как выбираете площадки для мероприятий?

 

Т.Е.: Иногда сами договариваемся с площадкой и выходим на тендер с прописанной локацией. Иногда подбор подходящей площадки — одна из задач, которые мы ставим ивент-агентству. Найти подходящую площадку для двух тысяч человек крайне непросто. А с нашими требованиями (географическая близость к Москве и наличие пляжа) — трудно вдвойне. В чистом поле проводить мероприятие затратно, поэтому желательна и развитая инфраструктура.

 

К.П.: У каждой компании свой подход к выбору блюд, алкогольных напитков. Каковы ваши предпочтения?

 

Т.Е.: У нас нет крепкого алкоголя на мероприятиях, только вино, шампанское, пиво. Летом могут быть легкие коктейли. В компании 70 % мужчин, поэтому любим мясные продукты, бургеры, сытную и вкусную еду. Новогоднее мероприятие — традиционный банкет с оливье и разнообразными закусками.

 

К.П.: Вы сказали, что сейчас занимаетесь еще и внешними мероприятиями. Какова их специфика, для кого проводите?

 

Т.Е.: С точки зрения подхода мы не делим мероприятия на внутренние и внешние. Но во всем ориентируемся на целевую аудиторию и задачи мероприятия. Чаще всего проводим мероприятия для партнеров и журналистов, как правило, за рубежом.

 

К.П.: Кто занимается организацией мероприятий за рубежом?

 

Т.Е.: Мероприятиями глобального уровня занимаемся, как правило, мы. Мероприятия локального масштаба чаще проводят сотрудники региональных офисов.

 

К.П.: Сравните, пожалуйста, работу российских и зарубежных кейтеринг-операторов.

 

Т.Е.: Наши операторы лучше. И значительно. В России огромная конкуренция и динамично развивающийся рынок. В Европе все работают размеренно. Чаще других стран мы проводили мероприятия в Германии, Испании, Италии — все подрядчики предлагают стандартное меню из трех или из четырех блюд. Сделать горячее на выбор, как мы привыкли, мясо или рыбу — нельзя. Выходим из ситуации с помощью меню из четырех блюд, заказываем рыбную закуску и мясо на горячее, или наоборот. Сделать закуски «в стол» тоже вряд ли получится или будет стоить очень дорого. Особого креатива не ждем, выбираем подрядчика по принципу «качественно и вкусно». Я говорю про выездной кейтеринг, с банкетными службами крупных гостиничных сетей немного проще.

 

К.П.: Как организовано взаимодействие с зарубежными кейтеринг-операторами, как находите подрядчиков?

 

Т.Е.: Сотрудничаем с ивент-агенствами, которые приглашают подрядчиков по питанию. Проводить тендеры «по полной программе» в данном случае сложно. Иногда просим партнеров выслать фотоотчет с комментариями о дегустации. Или за пару дней до мероприятия, когда все утверждено и оплачено, все-таки встречаемся с оператором и проводим дегустацию для коррекции.

 

К.П.: Различаются ли бюджеты при организации мероприятий в России и за рубежом?

 

Т.Е.: Раньше они были сопоставимы, сейчас, с ростом курса евро, затраты на зарубежные мероприятия стали выше. Наши операторы закупают многие продукты за рубежом, но отрадна тенденция, что сейчас они стараются сотрудничать с российскими производителями, которые учатся делать вкусные вещи. Мы это только поддерживаем, нам не нужно что-то специальное вести из страны происхождения.

 

К.П.: Вы давно занимаетесь организацией мероприятий? Как бы Вы оценили уровень российской кейтеринг-индустрии в настоящий момент?

 

Т.Е.: Сейчас, к сожалению, индустрия находится не на пике. Жаль, что распадаются сильные команды. Менеджеры переходят из одной компании в другую, разваливая хорошо зарекомендовавших себя на рынке операторов. Мы знаем профессионалов отрасли, но профессионал без команды мало что может, и пока он ее создаст и выстроит структуру, пройдет время.

 

К.П.: Что бы вы пожелали российским кейтеринг-операторам, всей индустрии?

 

Т. Е.: В первую очередь, держаться и не сдаваться. Кризис — время перемен, не только проблем, но и возможностей. Подтягивать уровень среднего менеджмента, поддерживать команду, костяк сотрудников, ведь именно от них зависит результат и то, как будет работать привлеченный персонал. И продолжать креативить и предлагать нестандартные меню, несмотря на то что многие заказчики ориентированы на экономию.

 

mesheryakov2

 

Комментарий специалиста

 

Виталий Мещеряков, управляющий партнер Ad Gustum Catering:

 

Трудно, но в то же время приятно работать с клиентом, который в значи- тельной степени разбирается в процес- сах работы кейтеренговой компании

 

и на высоком профессиональном уровне подходит к выбо- ру подрядчика. Организация питания на любом меропри- ятии — чрезвычайно ответственный процесс, будь то день рождения в тесном кругу друзей или масштабное меро- приятие для крупной компании. Главной задачей является не только накормить гостей качественной и вкусной едой, но и приятно удивить креативными идеями, новинками, внимательно продумать все процессы от подготовки ме- роприятия до его реализации и завершения, учитывая все особенности, концепцию и пожелания клиента. Компания Ad Gustum Catering — амбициозный, с богатым опытом, не стоящий на месте, динамично развивающийся коллектив специалистов, который умеет слушать и слышать клиента.

 

Размышляли накануне про аудит на мероприятиях, ситу- ацию, когда заказчик привлекает сторонних специалистов для контроля подрядчика по питанию. Конечно же, приятно, когда клиент целиком и полностью полагается на наш опыт. Мы гордимся оказанным доверием. Бывает так, что процесс контроля со стороны заказчика четко прописан в регламен- те мероприятия — это тоже уже давно не новое явление, клиент хочет дополнительных гарантий того, что меропри- ятие пройдет на высшем уровне. Такой аудит — это для нас плохо или хорошо?! С одной стороны, это несколько отяго- щает производственный процесс, нередко приходится объ- яснять и доказывать представителям контрольной группы свою точку зрения, почему должно быть так, а не иначе, иногда это сказывается и на рентабельности проекта, так как увеличивается время подготовки к мероприятию непо- средственно на площадке. С другой стороны, мы прекрасно понимаем, что это отчасти также и наш вектор развития, дополнительные сложности закаляют персонал, учат де- лать не как проще, а как правильно, несомненно добавляют опыт. В общем, мы уверены: данная практика в ближайшее время будет усиливаться и углубляться в процесс работы кейтеринговых компаний, и это нормально, так и должно быть!

 

Источник: http://cateringconsulting.ru

Другие новости
Подписаться на новости

4banket.ru в социальных сетях:

to-top