Новости Октябрь Event Hall
10 Ноября 2015
Шесть шагов к успеху

Организация и проведение массовых мероприятий, особенно корпоративов, достаточно сложная задача. Это всегда испытание, проверка на профессионализм. Подготовка этого действа может превратиться в настоящий кошмар и стихийное бедствие, а может, напротив, стать весёлым и увлекательным занятием, отличным тренингом по тимбилдингу. На этом этапе праздника всё реально находится в руках (и голове) организатора и напрямую зависит от его опыта и способностей. Немаловажным фактором успешной подготовки корпоратива является умения выбрать хорошего подрядчика.

О том, какие сложности ждут ивент-менеджера и как с ними достойно справиться, рассказывает Владимир Базан. Он учит слушателей правильно рассчитывать свои силы, учитывать все нюансы подготовки этого непростого мероприятия и уметь сосредотачиваться на главных вещах. Шесть шагов к успеху от управляющего «Октябрь Ивент Холл».

Шаг первый. Сценарий пишется для достижения определённых целей.

В первую очередь вам необходимо наметить эти цели, поставить основные задачи корпоративного торжества. Это может быть сплочение коллектива для более эффективной работы в команде, налаживание горизонтальных и вертикальных коммуникационных связей. Может быть выявление людей с задатками лидера; демонстрация отеческой заботы руководства о своих подчинённых; ознакомление сотрудников с дальнейшими планами развития компании и совместная выработка стратегии или просто весёлый шумный карнавал, возможность расслабиться и оставить за порогом все дела и проблемы. Праздник, направленный умелой рукой в нужное русло, улучшает партнёрские отношения в коллективе и помогает достичь взаимопонимания между сотрудниками всех уровней.

Когда вы определитесь с целями, обязательно подберите активных и целеустремлённых людей, которые будут обеспечивать их достижение в процессе подготовки корпоратива.

Шаг второй. Решите финансовые вопросы – составьте бюджет и обязательно добивайтесь максимальных скидок.

Основная сумма тратится на:

  • декорирование площадки и её аренду;
  • кейтеринг;
  • сюрпризы и подарки для гостей;
  • развлекательную программу;
  • транспортные расходы, еду и напитки.

Исходя из ваших финансовых возможностей, следует выбирать формат – будет ли это роскошный банкет с обширным меню или опенспейс с домашней едой, принесённой сотрудниками. У обоих вариантов есть свои плюсы и минусы, но второй будет дешевле в любом случае. Составьте подробный перечень предстоящих расходов и постарайтесь с максимальной точностью составить смету мероприятия – это позволит вам избежать всяческих недоразумений. Не забывайте, что у вас всегда есть возможность поторговаться и сбросить цену на те или иные услуги – большинство уважающих себя площадок имеет систему скидок. В «Октябре», например, существуют сезонные скидки и приличные скидки для постоянных заказчиков. Летом значительно снижается цена депозита. Просто необходимо вступить в переговоры с вендром и добиться скидки – благо, конкуренция в этом секторе услуг серьёзная и, скорее всего, вы сможете договориться. Немаловажно сразу же обсудить расходы на экстренные случаи, комиссию, пробковые сборы и т. д.

Шаг третий. Определитесь с площадкой.

Правильно выбранное место для корпоратива – это половина (большая) дела. Площадка создаёт настроение, общий фон, определённую атмосферу и даёт представление о вашей компании и её амбициях. Необходимо обратить особое внимание на несколько важных факторов:

  1. Есть ли отдельный зал (если он вам, конечно, нужен) и возможность зонирования пространства?
  2. Достаточно ли мебели? Есть ли световое, проекционное и музыкальное оборудование?
  3. Будут ли комфортно чувствовать себя приглашённые на праздник люди в интерьерах заведения?
  4. Обратите внимание на освещение, достаточно ли будет света?
  5. Немаловажно наличие подсобного помещения и гримёрной комнаты – не слишком приятно видеть «изнанку» праздника.
  6. Не забывайте про места «для курения» – не все победили эту вредную привычку. Полюбопытствуйте, в порядке ли туалетные комнаты.
  7. И одно из главных условий – оптимальные размеры площадки. Гостям не должно быть тесно, но и огромные залы не годятся – в них приглашённые будут чувствовать себя некомфортно.
  8. Узнайте о вместимости автопарковки – возможно, лучше добираться на общественном транспорте или «на попутках».

Четвёртый шаг. Проявите ваши творческие способности при составлении меню.

Постарайтесь учесть вкусы и пристрастия всех гостей (среди них наверняка будут как любители нездоровой и жирной пищи, так и заядлые вегетарианцы) – сделайте выбор блюд максимально разнообразным. Не экономьте на фруктах и овощах – они всегда к столу. Не стесняйтесь попробовать блюда заранее, задолго до начала праздника – чтобы потом его не испортить. Обычно (в приличных заведениях) меню разрешают дегустировать.

Шаг пятый. Не забывайте о пище для души – после хлеба сразу идут зрелища.

Хорошенько обдумайте программу развлечений. Если вы крупная и богатая компания – можно переложить это на плечи приглашенных звёзд и профессиональных агентств. Но и самодеятельные «капустники», умело организованные, часто бывают не менее интересны. Кроме того, участие в подготовке праздничной развлекательной программы многократно повышает корпоративный дух. Конечно, процентов 10-15 от всех приглашённых, обычно слишком скромны и ни за какие коврижки не выйдут на сцену, зато оставшиеся с удовольствием поучаствуют в забавах и конкурсах на радость себе и другим. Но вот составлять программу праздника всё же лучше специалистам – конечно, в интернете можно найти миллион конкурсов, но выбрать из них действительно хорошие сможет далеко не каждый. Сейчас в моде тематические вечеринки. Люди постарше с удовольствием ностальгируют на винтажных дискотеках, очень популярны праздники на основе знаменитых кинохитов.

Шестой шаг. Поделитесь своим праздником со всеми!

Стимулируйте участников корпоратива делиться своими впечатлениями с друзьями и знакомыми в реальном и виртуальном мире. Устройте конкурс на самую забойную фотографию и выложите фото победителей во все социальные сети – от «Одноклассников» до Твиттера. Создайте хэштеги в сети. Пригласите профессионального фотографа, снимите праздник на камеру, сделайте весёлый клип – слухом земля полнится. Сарафанное радио – это основа для рождения легенды.